Tietosuojaseloste

Agencive AI Oy, Y-tunnus 3590217-8.

Postiosoite: [TODO: lisää yrityksen virallinen postiosoite].

Tietosuoja-asiat ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt: agencive.ai@gmail.com.

Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty. Kaikki tietosuoja-asiat käsitellään yllä olevan yhteyssähköpostin kautta.

Agencive AI Oy käsittelee yritysasiakkaiden yhteystietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Yritysasiakkaiden tunnistaminen ja palvelun soveltuvuuden arviointi.
• Henkilökohtaisten B2B-yhteydenottojen valmistelu ja toteutus.
• Yhteydenottojen ja niihin liittyvien tietojen hallinta.
• Suoramarkkinointikieltojen noudattaminen ja rekisteröityjen vastustusten toteuttaminen.

B2B-prospektien henkilötietojen käsittelyn suunniteltu käsittelyperuste on GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu. Oikeutettu etu on Agenciven liiketoiminnan kehittäminen ja relevantti B2B-suoramarkkinointi yrityspäättäjille, joiden rooli liittyy tarjoamaamme palveluun.

Ennen käsittelyn ja yhteydenottojen aloittamista Agencive dokumentoi ja hyväksyy käsittelyä koskevan tasapainotestin (LIA-B2B-001). Käsittely rajataan roolinsa perusteella relevantteihin yrityspäättäjiin, ja rekisteröidyn edut, perusoikeudet ja vapaudet otetaan huomioon jokaisessa käsittelyvaiheessa.

GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittelyperuste ei itsessään anna lupaa lähettää sähköistä suoramarkkinointia. Sähköisten yhteydenottojen sallittavuus arvioidaan erikseen sähköisen viestinnän palveluista annetun lain perusteella. Yrityksen yleisiin osoitteisiin kohdistuvissa viesteissä noudatetaan lain 202–203 §:ää. Luonnollisen henkilön osoitteeksi katsottavaan nimettyyn työosoitteeseen ei lähetetä sähköistä suoramarkkinointia ilman suostumusta tai muuta erikseen varmennettua lainmukaista perustetta.

Jokaisessa markkinointiviestissä on:

• selkeä tieto viestin kaupallisesta tarkoituksesta,
• Agencive AI Oy lähettäjänä,
• toimiva vastausosoite,
• helppo ja maksuton kielto-ohje sekä
• linkki tämän selosteen vastustamisoikeutta koskevaan kohtaan: /tietosuoja#vastustamisoikeus.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa muuta käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvillä perusteilla.

Käsittelemme B2B-prospekteista seuraavia tietoja:

• Nimi ja työrooli.
• Työnantajayritys ja yrityksen yhteystiedot.
• Yrityssähköposti ja työpuhelin.
• Yrityksen verkkotunnus ja julkiset verkkosivutiedot.
• Julkiset yritys- ja ammatilliset tiedot (esim. Y-tunnus, julkaistut roolit, julkiset ammattiprofiilit).
• Yhteydenotto-, lupa-, kielto- ja seurantatiedot (esim. lähetetyt viestit, vastustuskiellot, aikaleimat, tunnisteet ja viestien tila).

Emme käsittele arkaluonteisia henkilötietoja B2B-prospekteista.

Prospektitiedot kerätään ainoastaan seuraavista lähdekategorioista:

• Yritysten omat julkiset verkkosivut.
• Muut julkiset yritys- ja ammatilliset lähteet (esim. julkiset yritysrekisterit ja tiedotteet).
• Rekisteröidyltä itseltään saadut tiedot.

Jokaisesta prospektista tallennetaan lähteen URL tai lähdekategoria ja tarkistuspäivä. Sähköpostiosoitteita ei koskaan arvata eikä johdeta automaattisesti nimestä; ainoastaan julkisesti saatavilla olevia rooliperusteisia osoitteita käytetään.

Ensimmäisessä henkilölle kohdistetussa yhteydenotossa kerromme:

• Agenciven identiteetti,
• tietojen lähde tai lähdekategoria,
• linkki tähän selosteeseen (agencive.fi/tietosuoja) ja
• erillinen kielto-ohje.

Yhteydenoton pitää liittyä vastaanottajan työrooliin. Käytämme ensisijaisesti yrityksen yleistä yhteysosoitetta (esim. info@ tai myynti@). Nimetyn henkilön työosoitetta käytetään vain silloin, kun roolirelevanssi on varmistettu.

Emme käytä henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita, henkilökohtaisia puhelinnumeroita tai yksityisiä viestikanavia (esim. yksityinen WhatsApp tai yksityinen Facebook Messenger) ilman erillistä lainmukaista perustetta tai rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Kun lähetät sivuston yhteydenottolomakkeen, käsittelemme antamiasi tietoja alla mainituilla oikeusperusteilla:

• GDPR 6(1)(b) — käyttäjän pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet, kun lomakkeella pyydetään esimerkiksi tarjousta, kartoituskeskustelua tai muuta palvelun arviointia.
• GDPR 6(1)(f) — muun yleisen yhteydenoton käsittely ja viestiin vastaaminen.

Erillinen suostumus pyydetään ainoastaan analytiikka- ja markkinointi­ teknologioihin (evästebanneri). Lomakkeen lähettäminen ei anna automaattisesti lupaa myöhempään sähköiseen suoramarkkinointiin.

Näkyvät lomakekentät: nimi, yritys (vapaaehtoinen), sähköposti, puhelinnumero (vapaaehtoinen), kiinnostuksen kohde ja viestin sisältö. Lomakelähetys sisältää myös lähetysajan ja lomakkeen tapahtumatunnisteen (event_id).

Alla on kuvattu käytössä olevat palveluntarjoajat sekä sopimustilanne ja siirrot niiden osalta, joilta tiedot on todennettu. Vahvistamattomat kohdat on merkitty selkeästi.

Emme myy henkilötietoja.

• Relevance AI — agenttien ajoympäristö ja B2B-työnkulut.
  Sopimusosapuoli: [TODO: vahvista juridinen sopimusosapuoli ja maa].
  Käyttötarkoitus: B2B-prospektien arviointi, viestiluonnokset ja työnkulut.
  Käsittelyalue ja siirrot: [TODO: vahvista käsittelyalue ja mahdollinen ETA-siirto].
  DPA (henkilötietojen käsittelysopimus): [TODO: vahvista DPA:n allekirjoitus].
• Google Workspace / Gmail — sähköposti ja siihen liittyvät työkalut.
  Sopimusosapuoli: Google Ireland Limited (EU:ssa asuville käyttäjille).
  Käyttötarkoitus: B2B-viestinnän lähetys, vastaanotto ja arkistointi.
  Käsittelyalue: EU sekä Google Workspace -lisäasetusten mukaiset alueet.
  Siirrot ETA:n ulkopuolelle: [TODO: vahvista Google Workspace -tiedon sijainti- ja siirtoasetukset].
• Discord — sisäinen tiimikanava.
  Todellinen käyttö: [TODO: vahvista Discordin käyttötapaus — käytetäänkö pelkästään sisäisiin tilailmoituksiin ja pseudonyymeihin tunnisteisiin, vai viedäänkö sinne prospektien nimiä, sähköposteja tai viestisisältöjä. Jos jälkimmäinen, tämä pitää erikseen hyväksyä.]
  Sopimusosapuoli: Discord Netherlands B.V. / Discord Inc. ([TODO: vahvista sopimusosapuoli]).
• MongoDB — lomake- ja prospektitietojen tietokantatallennus.
  Sopimusosapuoli ja alue: [TODO: vahvista onko käytössä MongoDB Atlas, mikä alue ja mikä juridinen sopimusosapuoli].
  DPA: [TODO: vahvista DPA:n allekirjoitus].
• Resend — lomakkeen ilmoitussähköpostien lähetys.
  Sopimusosapuoli: Resend, Inc., USA.
  Siirrot ETA:n ulkopuolelle: [TODO: vahvista käytössä oleva siirtoperuste (esim. SCC + täydentävät suojatoimet)].
• Meta Platforms Ireland — Meta Pixel (selain) ja Meta Conversions API (palvelin) mainonnan mittaukseen. Sekä Pixel että CAPI ovat oletuksena pois käytöstä ja käynnistyvät vasta käyttäjän nimenomaisen markkinointi­ suostumuksen jälkeen.
  DPA: [TODO: vahvista Meta Business Tools -sopimus ja DPA].
• PostHog — kävijäanalytiikka. Latautuu vasta analytiikkasuostumuksen jälkeen.
  Sopimusosapuoli: PostHog Inc., USA. Käytössä on [TODO: vahvista PostHog EU Cloud -sijainti tai US Cloud + siirtoperuste].
• Voiceflow — chat-agentti. Skripti ladataan vasta, kun avaat chatin “Kysy agentilta” -painikkeesta.
  Sopimusosapuoli: Voiceflow, Inc., USA.
  Siirrot ETA:n ulkopuolelle: [TODO: vahvista Voiceflow-siirtoperuste ja DPA].
• Emergent — verkkosivun hosting-alusta.
  Sopimusosapuoli, alue ja DPA: [TODO: vahvista juridinen sopimusosapuoli, käsittelyalue ja DPA].
• Cloudflare — CDN ja tekninen suorituskykymittaus (Insights). Cloudflaren dokumentaation mukaan Insights ei käytä evästeitä eikä sormenjälkitunnistusta.
  Sopimusosapuoli ja alue: [TODO: vahvista Cloudflare-sopimusosapuoli ja käsittelyalue].

Jos tietoja siirretään Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, käytämme GDPR:n V luvun mukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia. Yllä olevat vahvistamattomat kohdat (TODO) päivitetään tuotantoon vasta, kun siirtoperuste on tarkistettu jokaisen palveluntarjoajan osalta.

Meta Pixel (selain) ja Meta Conversions API (palvelin) ovat oletuksena pois käytöstä. Ne käynnistyvät vasta, kun käyttäjä hyväksyy erikseen Markkinointi-suostumusluokan evästebannerissa.

Ennen markkinointisuostumusta Metalle ei lähetetä nimeä, sähköpostia, puhelinnumeroa, hashattuja tunnisteita eikä Lead-tapahtumaa. Yhteydenottolomake toimii täysin ilman analytiikka- tai markkinointisuostumusta.

Kun markkinointisuostumus on annettu ja lähetät lomakkeen, Meta CAPI:iin lähetetään antamasi tunnisteet (nimi, sähköposti, puhelinnumero) hashattuina (SHA-256). Hashattu tunniste on edelleen henkilötieto — hashaus vaikeuttaa uudelleentunnistusta, mutta ei tee tiedosta anonyymiä.

Voiceflow-widgetin skripti ei lataudu sivuston avautuessa. Se lataantuu vasta, kun avaat chatin painikkeesta. Voit käyttää sivustoa täysin ilman chatia, jolloin Voiceflowlle ei tehdä yhtään verkkopyyntöä.

Sivustolla on kolme evästekategoriaa:

• Välttämättömät: vaadittu sivuston toiminnalle (mm. suostumusvalintojen tallennus selaimeen).
• Analytiikka: PostHog. Latautuu vasta suostumuksen jälkeen.
• Markkinointi: Meta Pixel (selain) ja Meta Conversions API (palvelin). Latautuvat vasta suostumuksen jälkeen.

Suostumus tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan (localStorage-avain agencive-consent-v1). Voit muuttaa valintaasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa footerin Evästeasetukset-linkistä. Bannerissa “Hylkää kaikki” on yhtä helppo valita kuin “Hyväksy kaikki”.

Yhteydenottolomakkeen tiedot: säilytetään enintään 24 kuukauttaviimeisestä yhteydenpidosta, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Kirjanpito- ja sopimusvelvoitteiden edellyttämät tiedot säilytetään lain edellyttämän ajan.

Aktiiviset B2B-prospektitiedot: tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua viimeisestä aidosta yhteydenotosta tai dokumentoidusta manuaalisesta käsittelystä. Pelkkä automaattinen järjestelmätarkistus ei aloita 12 kuukauden aikaa uudelleen. Tarpeettomat ja virheelliset prospektit poistetaan aikaisemmin.

Kielto- ja suppression-rekisteri: säilytämme vain sen välttämättömän tiedon, joka tarvitaan saadun kiellon noudattamiseen jatkossa.

Agencive voi käyttää tekoälyagentteja yritysten soveltuvuuden arviointiin, julkisten yritystietojen kokoamiseen, viestiluonnosten laatimiseen ja työnkulkujen hallintaan. Tekoälyagentin tuottama arvio ei johda rekisteröityyn kohdistuvaan oikeusvaikutukseen tai vastaavaan merkittävään vaikutukseen. Ulkoiset yhteydenotot edellyttävät ihmisen määrittämiä sääntöjä ja hyväksyntämenettelyä.

Käyttöoikeudet rajataan tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti, ja käsittelystä pidetään lokia. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Sinulla on oikeus:

• Tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistoa.
• Rajoittaa käsittelyä.
• Vastustaa käsittelyä (mukaan lukien suoramarkkinointi — ks. vastustamisoikeus).
• Peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.
• Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen koskee vain niitä tilanteita, joissa GDPR:n edellytykset (mm. suostumus- tai sopimusperuste ja automatisoitu käsittely) täyttyvät.
• Tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon: https://tietosuoja.fi/.

Pyynnöt osoitteeseen agencive.ai@gmail.com. Vastaamme pyyntöihin lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista.

Voimme päivittää tätä selostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasaisin versio on aina tällä sivulla. Sivun päivityspäivä muuttuu vasta tuotantojulkaisun yhteydessä.